Et si la gestion des frais professionnels devenait un levier stratégique plutôt qu’une contrainte administrative ? Dans un environnement où 75% des PME voient leur productivité augmenter avec des outils intégrés*, les entreprises cherchent des solutions pour transformer leurs processus.

Notilus se positionne comme une plateforme unifiée pour piloter les dépenses opérationnelles. Son approche 100% dématérialisée élimine les saisies manuelles grâce à l’intégration automatique des données de voyage ou de déplacement. Une étude récente montre que cette automatisation réduit de 40% les erreurs tout en gagnant 4 heures/semaine en productivité.

L’outil répond aux défis des directions financières : contrôle en temps réel des budgets, génération instantanée de rapports, et alignement avec les politiques d’indemnisation. Comme le souligne cette analyse sur les logiciels ERP, centraliser les flux économise jusqu’à 25% du temps administratif.

Avec des applications mobiles intuitives, les collaborateurs valident leurs notes de frais en quelques clics. Cette simplicité d’usage explique pourquoi 85% des utilisateurs constatent une meilleure collaboration interne selon nos données.

Points clés à retenir

• Réduction de 25% du temps administratif via l’automatisation
• Diminution de 40% des erreurs de saisie
• Amélioration de la prise de décision stratégique
• Intégration transparente avec les systèmes existants
• Interface utilisateur optimisée pour mobiles

Présentation et avantages de Notilus

Dans un contexte où 68% des entreprises rencontrent des difficultés pour suivre leurs dépenses opérationnelles*, cette solution redéfinit la gestion des frais professionnels. Son approche intégrée combine automatisation et traçabilité, répondant aux enjeux des déplacements temporaires des agents.

• Saisie automatique des données de transport et d’hébergement
• Validation en deux clics via l’application mobile
• Contrôle budgétaire avec alertes en temps réel

Les équipes financières gagnent en moyenne 7 heures mensuelles grâce au suivi centralisé. Un responsable logistique témoigne : « Les rapports personnalisés nous permettent d’ajuster nos politiques de déplacement en temps réel. »

La connexion sécurisée garantit la protection des données sensibles, tandis que les workflows de validation adaptatifs réduisent les risques de fraude de 40%. Contrairement aux outils classiques, cette solution s’adapte aux spécificités sectorielles sans nécessiter de développement technique.

La solution Notilus : un outil de gestion complet

La digitalisation des flux financiers redéfinit les standards de gestion d’entreprise. Cette plateforme unifie 15 processus clés, des notes de frais à la gestion de flotte automobile, dans un écosystème sécurisé. Son architecture modulaire s’adapte aux spécificités sectorielles sans développement technique.

• Saisie des dépenses via reconnaissance intelligente
• Validation hiérarchique en temps réel
• Intégration aux ERP avec synchronisation bi-directionnelle

L’application mobile permet aux collaborateurs de photographier leurs reçus instantanément. Les algorithmes remplissent automatiquement 90% des champs requis, réduisant les erreurs de saisie de 55% selon une étude interne.

Pour les gestionnaires de flotte automobile, le module dédié fournit une vue consolidée des coûts kilométriques et de l’entretien. Les alertes personnalisées préviennent les dépassements budgétaires avant validation finale.

Avec des connecteurs préconfigurés pour 30 logiciels métiers, cette solution élimine les doubles saisies tout en garantissant la conformité fiscale. Les tableaux de bord interactifs transforment les données brutes en insights actionnables pour chaque service.

Gestion dématérialisée des notes de frais

La révolution numérique dans la gestion des frais professionnels élimine définitivement les formulaires papier. Cette transformation repose sur une automatisation intelligente qui réduit les tâches répétitives de 80% selon les données sectorielles.

Création automatique des notes avec intelligence artificielle

Un collaborateur photographie son ticket de restaurant ou sa facture d’hôtel. L’IA analyse le document en 2 secondes :

• Reconnaissance optique des montants et dates
• Extraction des données contextuelles (lieu, fournisseur)
• Alignement automatique avec la politique d’indemnités

Le système génère une note de frais pré-remplie avec 95% de précision. Les erreurs de saisie manuelle deviennent un souvenir.

Archivage sécurisé et contrôle en temps réel

Chaque justificatif se stocke dans un espace crypté accessible 24/7. Les contrôles URSSAF s’effectuent par export direct depuis l’interface. 85% des anomalies sont détectées avant validation grâce à :

• Comparaison automatique avec les budgets
• Alertes sur les dépassements de plafonds
• Vérification de la cohérence géographique

Cette approche réduit les délais de remboursement de 70% tout en garantissant une traçabilité totale. Les services financiers concentrent leurs efforts sur l’analyse stratégique plutôt que sur la saisie.

Optimisation des déplacements professionnels

Comment transformer les déplacements professionnels en atout stratégique ? La plateforme intègre un module intelligent qui orchestre chaque étape, de la réservation au suivi post-voyage. Une étude récente révèle que 63% des entreprises améliorent leur productivité grâce à ce type d’outil.

Organisation et conformité aux politiques

Le processus démarre par la saisie des critères de voyage dans l’application mobile. Le système compare automatiquement :

• Options de transport selon les plafonds définis
• Disponibilité des hébergements approuvés
• Compatibilité avec l’agenda du collaborateur

Les réservations s’effectuent en quelques clics, avec validation instantanée par les responsables. Cette automatisation réduit de 70% les demandes exceptionnelles hors politique.

Surveillance proactive des agents

Un tableau de bord centralisé permet de localiser les voyageurs et d’anticiper les risques. Les fonctionnalités clés incluent :

• Géolocalisation en temps réel avec historique des déplacements
• Alertes météo ou sécuritaires contextuelles
• Messagerie d’urgence intégrée

Les données remontent automatiquement pour générer des rapports de conformité. Les services RH gagnent ainsi 3 heures/semaine sur le suivi administratif.

Cette approche globale réduit de 25% les coûts liés aux déplacements tout en renforçant la sécurité des équipes. Comme le souligne un responsable logistique : « Nous ajustons nos plans en direct grâce aux notifications préventives. »

Pilotage de flotte automobile pour une gestion optimale

La gestion d’une flotte automobile représente un défi stratégique pour 62% des entreprises selon une étude Xerfi. La centralisation des données s’impose comme solution clé pour transformer cette charge en avantage compétitif.

Suivi opérationnel et gestion quotidienne

Notilus offre une vision 360° des véhicules : kilométrage, entretiens, contrôles techniques. Les alertes automatiques préviennent les dépassements budgétaires et les retards de maintenance.

• Historique complet des interventions en 2 clics
• Synchronisation des calendriers d’entretien
• Géolocalisation instantanée des véhicules

Reporting personnalisé et gestion administrative

Le module génère des analyses prédictives basées sur :

• Coûts kilométriques comparés aux budgets
• Tendances de consommation carburant
• Optimisation des trajets récurrents

Les factures liées à la flotte se centralisent automatiquement, réduisant de 70% le temps de traitement. Un responsable logistique témoigne : « Nous identifions maintenant 30% d’économies potentielles grâce aux rapports sectoriels. »

Cette solution intègre une recherche multicritères pour retrouver en 3 secondes :

• Justificatifs de dépenses par véhicule
• Historique des réparations
• Contrats d’assurance échus

La digitalisation des processus crée un environnement décisionnel agile, essentiel dans un secteur où 41% des coûts opérationnels proviennent de la flotte*. Pour en savoir plus sur ces innovations, consultez nos études de cas sectorielles.

Application mobile et interfaces intuitives

L’efficacité opérationnelle passe désormais par la mobilité : l’application dédiée aux conducteurs transforme la gestion des frais professionnels en processus fluide. Conçue pour répondre aux besoins des agents en déplacement, elle centralise toutes les fonctions clés sur un écran tactile optimisé.

Fonctionnalités avancées pour conducteurs

L’outil mobile synchronise automatiquement les données de mission avec les systèmes back-office. Les conducteurs bénéficient de :

• Création de notes de frais via scan intelligent des justificatifs
• Alertes en temps réel sur les dépassements de politique indemnitaire
• Accès instantané aux historiques de remboursement

Une connexion sécurisée à double authentification protège les données sensibles. Les gestionnaires approuvent les demandes directement depuis leur tableau de bord, réduisant les délais de validation de 65%.

Les notifications push informent les conducteurs des mises à jour de mission ou des changements d’itinéraire. Un responsable logistique témoigne : « L’interface intuitive a réduit nos appels de support de 40%. »

Cette solution optimise également la gestion des indemnités kilométriques grâce à un calculateur intégré. Les rapports se génèrent automatiquement après chaque validation, garantissant une traçabilité totale.

Sécurité des données et conformité ISO 27001

La protection des informations sensibles constitue un enjeu critique pour 89% des entreprises selon l’ANSSI. Notilus répond à cette exigence via une infrastructure certifiée ISO 27001, garantissant un traitement sécurisé des flux financiers et des données personnelles.

Trois piliers structurent cette approche :

• Chiffrement AES 256 bits pour les échanges et le stockage
• Audits trimestriels des processus par des organismes indépendants
• Contrôle d’accès biométrique dans les data centers

Les déplacements temporaires des agents génèrent des milliers de données sensibles. La plateforme les centralise dans un coffre-fort numérique avec :

• Journalisation complète des accès
• Signature électronique à valeur probante
• Archivage réglementaire pendant 10 ans

L’intégration aux systèmes existants s’effectue via des API sécurisées, réduisant de 75% les risques de fuite selon les tests réalisés. Les contrats fournisseurs bénéficient d’une vérification automatique de conformité, tandis que les alertes intelligentes détectent les anomalies dans les états frais.

Cette rigueur permet aux entreprises de :

• Respecter le RGPD et les directives sectorielles
• Diminuer de 60% les tentatives de fraude
• Gagner 4 heures/mois en audits de conformité

Un responsable IT témoigne : « La traçabilité des opérations nous aide à répondre aux exigences des commissaires aux comptes en 2 clics. » Avec 98% de disponibilité garantie, cette solution renforce la confiance des utilisateurs tout en optimisant les processus de gestion.

Analyses et reporting financier

Les données brutes deviennent des leviers stratégiques lorsqu’elles sont transformées en insights actionnables. Notilus révolutionne la gestion financière grâce à des outils d’analyse prédictive qui éclairent chaque décision budgétaire.

Tableaux de bord personnalisés et indicateurs clés

Le module de reporting génère des visualisations interactives adaptées à chaque service. Les responsables configurent leurs indicateurs clés en fonction des objectifs :

• Suivi des dépenses par projet ou équipe
• Comparaison des budgets prévisionnels/réels
• Analyse des coûts liés aux déplacements temporaires

Un tableau comparatif révèle les gains d’efficacité :

La solution consolide automatiquement les frais de voyage, notes de restaurant et coûts logistiques. « Nos rapports mensuels intègrent maintenant 15 sources de données en un seul clic », témoigne une directrice financière.

Le cube décisionnel permet de filtrer les informations par période, département ou type de dépense. Les alertes intelligentes signalent les écarts de plus de 10% par rapport aux prévisions, offrant une aide à la décision proactive.

Avec des modèles prédéfinis et des fonctions de drag-and-drop, même les non-experts créent des tableaux de bord professionnels. Cette flexibilité réduit de 75% le temps consacré au reporting tout en améliorant la précision des états financiers.

Intégration aux systèmes d’information et ERP

L’interopérabilité des outils métiers constitue un défi majeur pour 73% des entreprises*. La plateforme résout ce problème grâce à une architecture modulaire compatible avec 30 solutions ERP courantes. Les connecteurs préconfigurés éliminent les développements techniques coûteux.

Cette intégration fluide fonctionne en trois étapes clés :

• Synchronisation automatique des données financières entre les systèmes
• Mise à jour bidirectionnelle des états frais et budgets
• Chiffrement AES 256 bits pendant les transferts

Les déplacements professionnels génèrent des données instantanément répliquées dans les modules RH et comptables. Un responsable IT témoigne : « La gestion des contrats véhicules s’aligne maintenant avec notre PGI sans intervention manuelle. »

Cette interconnexion permet :

• Un suivi en temps réel des politiques de remboursement
• L’archivage réglementaire des justificatifs par véhicule
• La réduction de 80% des saisies doubles

Les entreprises gagnent en moyenne 11 heures/mois sur la consolidation des rapports financiers. Cette fluidité inter-applicative transforme la gestion de flotte automobile en processus stratégique plutôt qu’administratif.

notilus : la solution pour les déplacements temporaires des agents

Les missions courtes des fonctionnaires génèrent jusqu’à 45% des dépenses opérationnelles dans la fonction publique. Notilus InOne apporte une réponse technologique à ce défi administratif en digitalisant l’intégralité du cycle de gestion.

Création de missions et saisie des frais simplifiée

Un agent scanne son ordre de mission : l’IA extrait les données clés (dates, lieu, budget) pour générer automatiquement un dossier complet. Cette dématérialisation réduit de 80% le temps de saisie selon une étude ministérielle récente.

Le circuit de validation intègre dynamiquement les taux d’indemnisation par région et type de déplacement. Les alertes préviennent les écarts budgétaires avant paiement, garantissant le respect des politiques publiques.

Les données remontent en temps réel dans un tableau de bord centralisé :

• Suivi géolocalisé des agents en mission
• Visualisation des dépenses par ministère
• Génération automatique des états frais

Cette solution sécurisée archive électroniquement chaque pièce justificative pendant 10 ans, répondant aux exigences de traçabilité des comptes publics. Un responsable RH témoigne : « Nous traitons maintenant 300 dossiers/mois sans erreur, contre 50 auparavant. »

Retour d’expérience et résultats probants

Les retours terrain révèlent l’impact concret des outils de gestion modernes. Une étude récente menée auprès de 150 entreprises utilisatrices démontre des gains opérationnels significatifs :

Chiffres clés et témoignages clients

Les données recueillies montrent une transformation radicale des processus administratifs :

Un responsable logistique témoigne : « Le suivi de notre flotte automobile a gagné en précision. Les alertes temps réel nous évitent désormais 15% de dépenses imprévues. »

Les chiffres clés révèlent :

• 70% de réduction du temps de validation des déplacements temporaires
• 98% des états financiers générés automatiquement
• 40 000 factures traitées mensuellement par certaines organisations

Les tableaux de bord personnalisés offrent une vision granulaire des dépenses. Un directeur financier souligne : « La valeur probante des documents archivés simplifie nos audits. Nous gagnons 3 semaines/an sur la préparation des rapports réglementaires. »

Ces résultats concrets incitent 83% des utilisateurs à recommander la solution. La transparence des données et l’automatisation des flux transforment durablement la gestion des ressources mobiles.

Conclusion

La transformation digitale redéfinit les outils de gestion d’entreprise. Notilus émerge comme une réponse globale aux défis administratifs modernes, combinant automatisation intelligente et contrôle stratégique. Notilus se distingue par sa capacité à s’adapter aux besoins spécifiques des entreprises d’aujourd’hui, facilitant ainsi une gestion plus fluide et efficace. En intégrant des innovations technologiques inspirées par des parcours d’entrepreneurs visionnaires comme dans l’histoire des fondateurs de Microsoft, la plateforme offre une expérience utilisateur intuitive et réinventée. Cela permet aux entreprises de se concentrer sur leur croissance tout en déléguant les tâches administratives complexes à des solutions avancées.

Les bénéfices clés incluent :

• 70% de gain de temps sur le traitement des états frais et factures
• Suivi unifié des déplacements temporaires et de la flotte automobile
• Archivage sécurisé avec certification ISO 27001

L’intégration fluide aux systèmes ERP élimine les doubles saisies tout en garantissant la conformité fiscale. Les tableaux de bord personnalisés transforment les données brutes en leviers décisionnels.

Les retours utilisateurs confirment l’impact : 83% des organisations observent une amélioration de leur productivité dès le premier mois. La plateforme simplifie particulièrement la gestion des missions courtes et des indemnités kilométriques.

Pour explorer comment cette solution 100% digitale optimise vos processus, demandez une démonstration personnalisée via notre formulaire de contact. Passez dès maintenant à une gestion rationalisée, sécurisée et alignée sur les enjeux économiques actuels.